5.3.1. Документы

В любой организации имеются различные документы в письменном или электронном виде. Их изучение является хорошей отправной точкой для анализа рисков, так как позволяет, не выходя из офиса, получить некоторое представление об организации и происходящих в ней процессах. Трудности создает многообразие и большой объем документации. Поэтому лицо, занимающееся идентификацией рисков, должно представлять, какую именно информацию в каких документах следует искать.

Одними из самых ценных доступных источников информации являются финансовые и бухгалтерские отчеты. Из баланса и других форм годового отчета, содержащего сведения о стоимости активов, можно достаточно быстро составить представление об имуществе, подверженном рискам, и размерах возможного реального ущерба. Серия отчетов о доходах за несколько периодов дает представление о динамике развития и позволяют оценить возможную упущенную выгоду, если на предприятии что-нибудь случится. Также важным документом является бюджет организации на будущий период. В нем могут содержаться данные о проектах и видах деятельности, которые еще не реализуются, но уже требуют планирования защиты от рисков.

Договоры, заключаемые организацией с поставщиками, покупателями, подрядчиками и т.д., содержат информацию, необходимую для оценки рисков ответственности. Также из них можно получить сведения и о наступлении ответственности другой стороны, что дает представление о возможной передаче ей риска, а значит и об уменьшении последствий риска для самой организации. В идеале лицо, ответственное за управление рисками, должно принимать участие в разработке договоров, поскольку они являются источником рисков. Однако, на практике, все сводится к учету рисков по уже заключенным договорам и поиску путей его снижения или финансирования. Из договоров также можно почерпнуть информацию об имуществе, лицах или операциях, которые не видны из других документов, но также подвержены различным опасностям.

Наиболее полное представление об организации деятельности можно составить из анализа бизнес-процессов и должностных инструкций сотрудников. Зная схему построения процесса, задействованных в нем лиц и ресурсов удается выявить ключевые фигуры и объекты, чей выход из строя нарушит всю деятельность.

Лицу, ответственному за идентификацию рисков, также могут оказаться полезны другие документы, в частности, отчеты о среднемесячных остатках на складе, транспортные накладные, результаты проверок оборудования, данные службы контроля качества, отзывы потребителей, различные планы и проекты и т.д.

Особый интерес могут представлять так называемые записи об убытках. Этот вид документации пока не характерен для отечественных организаций. Однако в крупных западных компаниях он существует. Более того, в некоторых случаях он является обязательным. Так, например, в США при соблюдении определенных требований предприятие может использовать самострахование рисков гражданской ответственности вместо заключения традиционных договоров страхования. В число этих условий входит наличие в организации формализованной системы учета и урегулирования убытков. Записи, производимые в рамках данной системы, являются предметом анализа для оценки причин и уровня рассматриваемых рисков.

Конкретный перечень документов, представляющих интерес с точки зрения выявления и описания рисков, зависит от структурного построения организации, ее профиля деятельности, а также особенностей действующей системы документооборота и отчетности.