Принципы внутреннего аудита в страховой компании

Необходимость внутреннего аудита в страховой компании

С одной стороны, финансовый контроль обеспечивает возможность принятия эффективных решений по управлению финансовыми потоками, а с другой - обеспечивает исполнение принятых решений в связке с процессами организации и регулирования. Следует отметить, что эти аспекты контроля находятся в неразрывном единстве и динамическом взаимодействии в циклах управленческих процессов. Внутренний аудит является одной из важнейших форм финансового контроля.

Необходимость внутреннего аудита обусловлена проблемами, связанными с «эффектом масштаба». В экономике понятие «эффект масштаба» означает, что, во-первых, по мере роста масштаба организация достигает снижения издержек за счет действия ряда факторов (положительный эффект масштаба); во-вторых, наряду с этим существует отрицательный эффект масштаба, что выражается в определенных управленческих трудностях, связанных с координированием и контролированием деятельности крупной страховой компании. По мере роста масштаба деятельности этажи управления, разделяющие административный аппарат и уровни управления, реализующие рабочие программы, становятся все более многочисленными. Многоуровневый аппарат управления создает проблемы обмена информацией, координации решений, увеличивает вероятность принятия различными звеньями управления решений, противоречащих друг другу. Затрудняется контроль различных звеньев управления со стороны центрального руководства, что повышает риск ошибок и злоупотреблений персонала.

Руководство страховой компании разрабатывает политику и процедуры работы. Однако персонал не всегда может их понять или не всегда может их выполнить по тем или иным причинам. Менеджеры не имеют достаточно времени для того, чтобы проверить исполнение, и часто не обладают специфическими инструментами такой проверки. Следовательно, они не могут своевременно обнаружить недостатки и отклонения. Внутренние аудиторы помогают менеджерам: обеспечивают защиту от ошибок и злоупотреблений, определяют зоны риска и возможности устранения будущих недостатков или недостач, помогают идентифицировать и усилить слабые места в системах управления и найти те принципы управления, которые были нарушены. Наряду с этим необходимо проводить обсуждение проблем с высшими органами управления компании, потребности и предложения которых определяют процедуры внутреннего аудита (внутренние аудиторы должны обеспечить управляющих любой информацией, касающейся компетенции этих специалистов).

Особенно важен внутренний аудит в том случае, если страховая компания имеет разбросанные в географическом отношении филиалы или отделения, местное руководство которых принимает самостоятельные решения. В этом случае центральному руководству необходима достоверная информация об их деятельности, чтобы осуществлять контроль и комплексную оценку принятых решений. Таким образом, органы управления пользуются услугами внутренних аудиторов как дополнительными ресурсами, помогающими им осуществлять функции по управлению компанией.

Создание эффективной системы внутреннего аудита в страховой компании позволит:

• § обеспечить эффективное функционирование, устойчивость и максимальное (согласно установленным целям) развитие организации в условиях многоплановой конкуренции;
• § сохранить и эффективно использовать ресурсы и потенциал в страховой компании;
• § своевременно выявить и минимизировать коммерческие, финансовые и иные риски в управлении компанией;
• § сформировать адекватную современным, постоянно меняющимся условиям хозяйствования систему информационного обеспечения всех уровней управления, позволяющую своевременно адаптировать функционирование организации к изменениям во внутренней и внешней среде.

Виды внутреннего аудита

Получило распространение деление внутреннего (как, впрочем, и внешнего) аудита на три вида:

1) операционный (управленческий) аудит;

2) аудит на соответствие требованиям;

3) аудит финансовой отчетности.

При более детальном анализе внутреннего аудита можно выделить следующие его виды:

• § функциональный (межфункциональный) аудит систем управления;
• § организационно-технологический аудит систем управления;
• § аудит видов деятельности;
• § аудит на соответствие (который, в свою очередь, делится на аудит на предмет соответствия каким-либо конкретным требованиям или предписаниям и аудит на предмет соответствия общей целесообразности).

Функциональный аудит систем управления необходим для оценки производительности и эффективности в любом функциональном разрезе. К нему, например, относятся аудиторские проверки каких-либо операций, проводимых подразделением (должностным лицом) в соответствии с его функциями. При межфункциональном внутреннем аудите качество исполнения различных функций (например, функций планирования и осуществления страховых услуг) оценивается в их взаимосвязи и взаимодействии.

Функциональный аудит систем управления необходим для оценки производительности и эффективности в любом функциональном разрезе.

Организационно-технологический аудит систем управления представляет собой проводимый органом внутреннего аудита контроль разнообразных звеньев управления на предмет их организационной и (или) технологической целесообразности (рациональности). Функциональный аудит систем управления необходим для оценки производительности и эффективности в любом функциональном разрезе. К нему, например, относятся аудиторские проверки каких-либо операций, проводимых подразделением (должностным лицом) в соответствии с его функциями.

Аудит видов деятельности предполагает объективное рассмотрение и всесторонний анализ определенных видов деятельности, областей бизнеса или бизнес-проектов страхования с целью выявления возможностей улучшения хозяйственной деятельности.

Внутренними аудиторами может проводиться более тщательный контроль организации путем одновременного применения организационно-технологического и функционального аудитов систем управления, аудита видов деятельности, а также аудита элементов и процессов, связывающих страховую компанию с внешней средой, - например, системы внешних профессиональных связей, имиджа, общественных связей страховщика и др. Определяются все сильные и слабые стороны деятельности страховой компании, оценивается устойчивость ее положения в социальных системах более высокого уровня, а также перспективы ее развития. Такие контрольные мероприятия, осуществляемые внутренними аудиторами, относятся к всестороннему аудиту системы управления.

Аудит на соответствие предписаниям включает процедуры аудиторского контроля на предмет соблюдения:

• § установленных внешними полномочными органами законов, подзаконных актов, стандартов (правил, методик);
• § предписанных органами управления формальных правил, заданий и т. п.

Аудит на соответствие целесообразности включает процедуры аудиторского контроля деятельности должностных лиц (субъектов управления) на предмет целесообразности (рациональности, разумности, обоснованности, полезности) ее продуктов (принятых решений по страховым услугам).

Дополнительные задачи

Оценка целесообразности, дозволенности и законности совершаемых сделок - одно из основных направлений аудиторского контроля в области финансово-хозяйственных операций. Аудиторы могут принимать участие в решении вопроса о чистоте информации, собранной для принятия решения о совершении какой-либо важной сделки (подписания страхового договора).

• Аудиторы могут принимать участие в вопросе о чистоте информации, собранной для принятия решения о совершении какой-либо важной сделки.

Как известно, результат дела (сделки) зависит от возможности повлиять на предпосылки решения, на выбор альтернатив (как известно, здесь учитываются страховые риски), на информацию, собранную по этим альтернативным вариантам. Однако надо понимать, что такими возможностями могут воспользоваться сотрудники, преследующие сугубо личные или узкогрупповые цели. В этом случае внутренний аудитор, имея санкции руководителя или собственников, должен проявить компетентность, практические навыки и критически подойти к каждому принимаемому решению. Оценка качества информации, выдаваемой управленческой информационной системой (УИС), может быть одной из важных функций такого специалиста.

Другая дополнительная задача - оценка деятельности внутренних технологических контролеров. Задачи специализированных контролирующих подразделений - отдела методов и средств контроля, отделов входного и технического контроля - во избежание дублирования не следует включать в программы внутреннего аудита. Для проверки деятельности работников этих подразделений (включая работников, обслуживающих функционирование компьютерных систем) в штате отдела внутреннего аудита необходимо иметь специалистов, владеющих навыками контроля в соответствующих технико-технологических направлениях. Кроме

того, внутренние аудиторы могут:

• участвовать в разработке внутрифирменных организационно-нормативных документов;
• решать задачи финансово-экономической диагностики и выработки финансовой стратегии (совместно с финансово-экономическими отделами) страховой компании;
• консультировать работников организации по различным вопросам законодательства;
• участвовать в мероприятиях по повышению квалификации персонала;
  • консультировать работников аппарата управления по вопросам исполнения различных финансово-хозяйственных операций;
  • участвовать в постановке бухгалтерского учета.

Участие в налоговом планировании

Отдельного упоминания требует такая дополнительная функция внутренних аудиторов, как участие в налоговом планировании деятельности страховой компании. Внутренние аудиторы могут взять на себя эту функцию при отсутствии на предприятии специализированного подразделения налогового планирования. Налоговое планирование, или налоговая оптимизация, - это выбор оптимального варианта осуществления деятельности, направленного на достижение возможно более низкого уровня возникающих налоговых обязательств.

Внутренние аудиторы должны решать эту задачу в тесном взаимодействии с сотрудниками юридического отдела, поскольку необходима согласованность мнений по вопросу использования налогового законодательства и налоговых льгот, а также их увязки с правовыми формами оформления сделок. После этого разработанные варианты оптимизации налогооблагаемых баз представляются руководству компании для принятия дальнейших решений.

Отчетность внутреннего аудита

Отчеты внутренних аудиторов составляются по форме, разработанной непосредственно в страховой компании. В общем виде такие отчеты, помимо необходимых реквизитов, должны содержать:

• § перечень выявленных отклонений, превышающих допустимую норму;
• § перечень обстоятельств, при которых эти отклонения были выявлены;
• § оценку выявленных отклонений с точки зрения их влияния на страховщика;
• § рекомендации по возможным способам устранения данных отклонений;
• § оценку данных рекомендаций в плане их возможного влияния на компанию;
• § конструктивные предложения (при их наличии) по совершенствованию различных аспектов функционирования страховой компании, имеющих отношение к проведенной работе.

Внутреннему аудитору приходится обсуждать с органами управления свои рекомендации и предложения, при этом часто возникают разногласия, которые могут вылиться в напряженные дискуссии. Руководителю очень важно защитить аудитора от нападок, обеспечить ему независимое положение в компании.

Требования к руководителю внутренних аудиторов

Большой информационный потенциал и знание всех тонкостей в деятельности страховой компании выгодно отличает внутренних аудиторов от внешних. Поэтому целесообразно, чтобы функции внутренних аудиторов в организации выполняли штатные специалисты, а не приглашенные со стороны независимые аудиторы. Кроме того, штатные специалисты более ответственны в своих рекомендациях. В любом случае в штате организации должен состоять специалист, исполняющий обязанности главного внутреннего аудитора.

Главный внутренний аудитор - это наиболее квалифицированный специалист, обладающий разносторонними знаниями и навыками, способный лично дать высшему руководству компетентный совет в области экономики и налогов. Предполагается, что главный аудитор должен иметь знания и практические навыки в области бухгалтерского учета, налогового права, экономики, финансового менеджмента, общей юриспруденции, маркетинга, общего управления, менеджмента персонала, иметь собственно аудиторские умения и навыки. Кроме того, он должен знать задачи, поставленные высшим руководством перед компанией, возможности и потребности коллектива, внешние связи своей компании. Ему необходимы достаточные знания в области компьютерной техники и технологии. Главный внутренний аудитор регулирует и контролирует деятельность других сотрудников внутреннего аудита (в том числе осуществляет контроль качества их работы). В его функции также входят:

• § руководство разработкой внутрифирменных аудиторских стандартов, руководство процессом составления генеральных планов деятельности внутренних аудиторов и аудиторских программ (при согласовании с органами управления);
• § руководство разработкой бюджетов и смет внутреннего аудита, в том числе базовых методик проверок;
• § консультирование руководства по наиболее важным вопросам;
• § принятие заказов на проведение проверок каких-либо объектов;
• § участие в наиболее важных проверках;
• § анализ и оценка заключений (аудиторских отчетов), составленных внутренними аудиторами по результатам проверок, а также обобщение этих заключений и доведение до лиц, непосредственно принимающих решения (администрации);
• § координация взаимодействия внутренних и внешних аудиторов, проверяющих страховщика;
• § участие в разборе спорных и конфликтных ситуаций, возникающих в процессе функционирования страховой компании, в том числе споров с налоговой инспекцией (полицией).

Регламентация деятельности внутренних аудиторов

Деятельность внутренних аудиторов должна осуществляться только на базе детального регламента, чтобы исключить возможность необъективности и избежать опасности «узкого видения» проблем на каждом из соподчиненных уровней объектов, вовлеченных в систему аудирования. На предприятии целесообразно периодически организовывать под руководством внутренних аудиторов семинары для ознакомления ответственных сотрудников других функциональных подразделений с последними изменениями в законодательстве, а также для общего повышения их квалификации. На таких семинарах коллективно обсуждаются возникающие у многих вопросы, и каждый сотрудник может получить детальный, подтвержденный соответствующими правовыми документами исчерпывающий ответ на любой возникший у него вопрос.

В условиях постоянно меняющегося отечественного законодательства, особенно налогового, внутренние аудиторы должны поддерживать свои знания на должном уровне, осведомляться о новшествах и быть в курсе актуальных вопросов, имеющих отношение к деятельности страховой компании. Отделу внутреннего аудита необходимо отрегулировать систему обсуждения новых законодательных и нормативных актов, а главному внутреннему аудитору следует посещать семинары, которые проводят государственные органы.

Принципы формирования отдела внутреннего аудита

Многим компаниям целесообразно создать подразделение из нескольких штатных внутренних аудиторов - отдел внутреннего аудита. Создание такого отдела в страховой компании позволит:

• § наладить эффективный контроль над автономными подразделениями совету директоров страховой компании или ее исполнительному органу управления;
• § выявить резервы производства и наиболее перспективные направления развития посредством целевых контрольных проверок и анализа, проводимых внутренними аудиторами;
• § эффективно консультировать сотрудников финансово-экономических, бухгалтерских и иных служб в головной организации, ее филиалах и дочерних компаниях.

Создание отдела внутреннего аудита в компании - весьма сложный процесс, требующий решения ряда методологических и организационно-технических вопросов. В целом организацию отдела внутреннего аудита можно рекомендовать проводить в несколько этапов:

1) выявление и четкое определение круга вопросов, для решения которых формируется отдел внутреннего аудита, построение системы целей создания отдела в соответствии с политикой страховой компании;

2) определение основных функций, необходимых для достижения поставленных целей;

3) объединение однотипных функций в группы и формирование на их основе структурных единиц (звеньев) отдела, специализирующихся на выполнении этих функций;

4) разработка схем взаимоотношений, определение обязанностей, прав и ответственности для каждой структурной единицы, документальное закрепление результатов в должностных инструкциях и положениях о бюро (группе, секторе) отдела внутреннего аудита;

5) объединение вышеуказанных структурных единиц в одну - отдел внутреннего аудита страховой компании; определение его оргстатуса и (в соответствии с установленным набором целей, задач и функций структурных единиц) разработка и документальное закрепление положения о данном отделе;

6) интеграция отдела внутреннего аудита с другими звеньями структуры управления компанией;

7) разработка внутрифирменных стандартов внутреннего аудита и внутрифирменного этического кодекса.

Место отдела (сектора, бюро, группы и т. п.) внутреннего аудита в организационной структуре страховой компании, его функциональная направленность, численность и квалификационные характеристики кадрового состава, материально-техническое, финансовое и информационное обеспечение, особенности структуры взаимоотношений и порядка функциональной и административной подчиненности внутри этого подразделения, в том числе при наличии разных отделений, структура взаимоотношений с другими подразделениями страховой компании зависят от многих факторов. Прежде всего это цели создания отдела; организационно-правовая форма, размеры, ресурсы, оргструктура, масштабы и виды деятельности страховой компании; региональная неоднородность месторасположения ее обособленных подразделений или дочерних компаний.

Структура и иерархический ранг отдела внутреннего аудита во многом зависят от позиции руководства страховой компании по отношению к внутреннему контролю, то есть от того, насколько правильно понимает высший менеджмент роль внутреннего контроля в управлении и стратегическом планировании. Позиция отдела в организационной структуре страховой компании определяется также по мере организационного развития управления, накопления финансового, кадрового, интеллектуального потенциала.

Отдел внутреннего аудита может сначала формироваться как штабное звено с чисто консультативными функциями. По мере того, как будет расти его влияние на деятельность страховой компании, в число функций данного отдела будет включена непосредственная реализация контрольных задач и разработка рекомендаций по совершенствованию всех уровней управления в компании.