Многие компании по-прежнему используют традиционный бумажный документооборот. При этом они стараются частично, либо полностью автоматизировать процесс, что дает ряд преимуществ.
Электронный документооборот является единым механизмом движения документов, созданных на базе компьютерных средств и оформленных специальной электронно-цифровой подписью. Этот механизм может быть успешно реализован на малом предприятии, в крупной компании или огромной корпорации.
По данным исследования, проведенного компанией Siemens Business Services and IT Solutions, суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов — от 30 до 60%.
К стратегическим преимуществам внедрения электронного документооборота, влияющим на эффективность работы организации и связанным с улучшениями в ключевых бизнес-процессах, можно отнести повышение качества управления и оптимизации бизнес-процессов. Это значит, что качество работы с информацией возрастет за счет сохранения и накопления корпоративной информации, создания единого информационного пространства с доступом удаленных подразделений и филиалов.
Электронный документооборот поможет увеличить скорость обработки информации, их прозрачность, а также повысит уровень информационной безопасности. То есть, участники рабочего процесса получают определенную степень доступа к базе документов компании, а любые действия сохраняются компьютерной системой. Также существенно снижается вероятность утечки информации.
К тому же, благодаря электронному механизму появляется возможность быстро искать, создавать, рассылать, обрабатывать документы, автоматически формировать реестры, отчеты и сводки, что улучшает качество и оперативность выполнения работы.
В качестве дополнительного положительного эффекта стоит отметить повышение уровня корпоративной культуры. Каждый сотрудник компании знает обо всех корпоративных процессах, поскольку подразделения имеют единое информационное поле.
К примеру, можно обратиться на сайт ISMET.kz и найти сервис «Подпиши.Онлайн». Проект помогает подписывать любые документы через интернет: доверенности, приказы, акты выполненных работ. Сервис работает на базе ЭЦП. Сервис работает без использования дополнительных приложений. Нужно лишь зайти на сайт и поставить подпись. Это в 10 раз сокращает расходы на подписание документов, в 3 раза ускоряет бизнес-процессы. У пользователя есть возможность одновременно подписывать документы вместе с коллегами или клиентами.
Для этого не требуется специальное устройство или дополнительные программы — подойдет любой девайс. При этом, ни один документ не затеряется, ведь все документы пять лет хранятся на облачном сервере.
Стоит отметить, что преимущества автоматизации документооборота — не только в ежедневном, но и долговременном эффекте от использования технологии. Предприниматель получает удобный инструмент для организации работы руководителей, их помощников и советников, специалистов, служб документационного обеспечения, IT-специалистов. Ключевыми преимуществами использования таких сервисов станут оптимизация бизнес-процессов, совершенствование системы управления организацией и общее повышение качества деятельности компании.