Насколько велика свобода действий работодателей, когда дело доходит до отслеживания производительности сотрудников в эту расширяющуюся эпоху работы на дому?
Расширение использования удаленной работы сотрудников во время нынешней глобальной пандемии возвестил новую эру управления, снижения рисков и соответствия на рабочем месте. Однако не все технологические инновации на рабочем месте приветствуются.
Некоторые работодатели требовали от своих сотрудников, которые недавно стали удаленными, устанавливать программное обеспечение, отслеживающее производительность. Эти приложения делают непрерывные снимки экрана, делают снимки с веб-камеры или используют GPS-отслеживание, чтобы узнать, когда сотрудники находятся в дороге или на месте.
Некоторые называют это «программным обеспечением для повышения производительности». Другие называют это «бетонированием». Какой бы ни была терминология, у таких продуктов, как Time Doctor и Hubstaff, есть особенность.
Возможно, это звучит жутко. И это заставляет сотрудников чувствовать, что им не доверяют в части исполнения ими своей работы.
Но мы живем в разные времена. У работодателей может быть законная причина отслеживать сотрудников (хотя некоторые заходят слишком далеко). Но они должны собирать эту информацию, не нарушая конфиденциальность и не расстраивая свою команду.
Почему компаниям может потребоваться отслеживать местонахождение сотрудников
Сейчас больше приходится говорить об отслеживании сотрудников, поскольку COVID-19, например, превратил 60% рабочей силы Америки в удаленных сотрудников, многие из которых могут пересекать границы налоговой и юридической юрисдикции без ведома кого-либо. Независимо от того, находится ли дом недалеко от городской черты или люди пользуются преимуществами своей новой гибкости «работа из любого места», это может повлиять на то, где и сколько налогов должны платить вы и ваша компания.
Например, если вы живете и работаете в Денвере, но уехали домой в Сан-Франциско, чтобы жить с родителями во время пандемии, ваша компания может быть по закону обязана удерживать калифорнийские налоги из вашей зарплаты, помимо других обязательств работодателя. Если вы остаетесь в Соединенном Королевстве 183 дня или более, вы должны подавать налоговую декларацию в качестве резидента. Что еще более удивительно, если в вашей компании работает несколько человек во Франции, законы о постоянном представительстве означают, что у вашей компании должно быть зарегистрировано французское юридическое лицо, независимо от того, хочет она того или нет.
Правительствам штатов необходимо обеспечить соблюдение своего налогового законодательства, и как работники, так и работодатели стремятся избежать переплаты налогов или штрафов.
Однако приложения для отслеживания, которые могут раскрывать личные данные, которым нет места в деловом мире, например, прием у врача, который вы посетили, или собеседование, которое вы прошли в конкурирующей компании? Это не те детали, которые работодатели обязаны или должны отслеживать.
Преимущества инструментов отслеживания сотрудников
Когда один консультант путешествовал по всему миру, то он страдал от ежегодного болезненного процесса заполнения вручную налогового календаря в конце года. Он часами просматривал свой календарь, историю поездок и электронную почту, пытаясь понять, где именно он был каждый день. «Вечные странники», такие как приведенный для примера консультант, были первыми сотрудниками, которые приветствовали отслеживание местоположения с помощью телефонов и ноутбуков, все, что могло избавить их от головоломки, которая была их историей путешествий, и долгих часов составления отчета.
Однако для подавляющего большинства работников любой вид отслеживания является новым и неприятным делом, особенно если вы никогда или редко путешествуете по работе.
Как правильно использовать отслеживание сотрудников
Люди, которые раньше работали на Манхэттене, теперь работают из дома в Нью-Джерси и Коннектикуте. Удаленные сотрудники временно переехали в дома для отпуска, в дом своего детства, чтобы ухаживать за больными родителями, или проводят свою жизнь в дороге в доме на колесах и работают там, где сигнал Wi-Fi сильный.
Это создало головную боль для работодателей, которым необходимо знать, где находятся их сотрудники для целей налогообложения или соблюдения нормативных требований.
Если вам нужно начать отслеживать сотрудников, подойдите к этому разговору тактично. Вот несколько советов:
Позвольте сотрудникам вручную отслеживать свое местоположение, если они предпочитают это делать именно так. Они заслуживают возможности вручную задокументировать свое местоположение, если они не хотят, чтобы их находили через приложение для смартфона или компьютера. В некоторых случаях может иметь смысл использовать данные о командировках и расходах, которые уже были отправлены сотрудниками. Сотрудники также должны иметь возможность просматривать данные о своем местонахождении, прежде чем они будут использоваться по любым причинам. Кроме того, они должны иметь возможность отключать эти приложения, когда они путешествуют по личным причинам.
Будьте прозрачны с сотрудниками в отношении собираемых вами данных. Руководители отдела кадров должны объяснить, что компании необходимо знать, в каких юрисдикциях сотрудники проводят время, чтобы она могла платить налоги или избегать штрафов. HR не должен собирать или просматривать какие-либо данные по конкретным адресам, которые посетил сотрудник. Работодателям нужны только данные с низким разрешением об их местонахождении на уровне юрисдикции - эта информация не должна быть более подробной, чем то, что вы сказали бы кому-то на конференции Zoom, когда они спросят: «Откуда вы звоните сегодня?»
Расскажите сотрудникам, как вы будете использовать данные. Где он будет храниться - в США, Европе или где-то еще? У кого будет доступ к данным? Кому принадлежат эти данные? Как долго они будут храниться? Ответьте на эти вопросы и подвергните свою программу отслеживания местоположения сторонней проверке. Такая прозрачность поможет сотрудникам чувствовать себя комфортно с теми, у кого есть доступ к информации об их местонахождении.
Конфиденциальность в эпоху COVID-19
Работать откуда угодно - это надолго. Уместно попросить у ваших сотрудников разрешение записать их местонахождение, но вы должны сделать это таким образом, чтобы защитить их конфиденциальность и личную информацию. Убедитесь, что они понимают, что дело не в том, чтобы не доверять им делать свою работу; речь идет о том, чтобы принять во внимание юридические последствия этой новой нормы.
Подготовлено порталом Allinsurance.kz