Наставничество в системе обучения и адаптации новых сотрудников

Процесс адаптации сотрудников в компании включает три этапа:

• социально-психологическую адаптацию;
• профессиональную адаптацию;
• подведение итогов адаптации и проведение экзамена.

В статье подробно рассматривается каждый из них.

Для того, чтобы процесс адаптации новичков проходил максимально эффективно, необходимо тщательно подойти к вопросу материального стимулирования наставников, учитывая при этом напряженность и интенсивность их работы в зависимости от специфики видов деятельности на предприятии. Процесс адаптации сотрудников и наставничество способствуют формированию у новых сотрудников таких качеств, как чувство причастности к делам других подразделений и компании в целом, правильное понимание задач и должностных обязанностей, своей роли в команде, заинтересованность всего кадрового состава в жизнедеятельности компании. Новички не только должны войти в должность, но и проникнуться идеологией компании, которая формирует в них особый настрой на работу и определенные поведенческие принципы. Для этих целей в компании должен быть выпущен буклет, содержащий описание роли компании, историю ее создания, фирменные стандарты (корпоративный кодекс) и обращение руководителя компании к новичку.

Одним из эффективных способов передачи профессионального опыта является наставничество, грамотная организация которого снимает множество проблем, возникающих на этапе адаптации новых сотрудников. Данный метод позволяет достаточно быстро преодолеть разрыв между обучением персонала и применением полученных навыков в реальной работе на предприятии. Это особенно важно в страховании, где изучение ассортимента и технических тонкостей страхового продукта - процесс длительный и трудоемкий.

Основные задачи наставничества в компании:

1. Регламентация адаптационного процесса нового работника. Для нового сотрудника разрабатывается План работы сотрудника на время адаптации (см. приложение 1), который позволяет упорядочить мероприятия по ознакомлению с необходимыми документами, каталогами, программами, процессами, спецификой работы отдела, всего предприятия и т. д. План заполняется индивидуально для каждого работника и соответствует его назначению и должности.

2. Регламентация включенности в адаптационный процесс опытных сотрудников предприятия. В соответствии с Планом за каждое мероприятие отвечает наиболее компетентный профильный сотрудник, который должен ознакомить новичка с тем или иным процессом.

3. Сокращение материальных, временных и моральных затрат предприятия. План работы сотрудника на время адаптации позволяет установить новые контакты и связи и ускоряет изучение материала.

4. Достижение необходимой эффективности работы нового сотрудника в наиболее короткий срок. Оптимальное приспособление сотрудника и организации друг к другу происходит при участии в адаптации нового сотрудника наиболее компетентных и ответственных работников предприятия. 

Социально-психологическая адаптация

На этом этапе новичок адаптируется к коллективу, требованиям организации и существующим в ней нормам.

Служба персонала знакомит нового сотрудника:

• С должностной инструкцией;
• Трудовым договором;
• Инструкцией по технике безопасности;
• Кратким описанием структуры предприятия;
• Правилами внутреннего трудового распорядка;
• Положением о персонале;
• Положением о коммерческой тайне;
• Схемой работы и взаимодействия отделов;
• Расположением кабинетов;
• Системой оплаты труда;
• Сотрудниками предприятия.

На этом этапе у каждого сотрудника есть наставник, который курирует молодого специалиста на протяжении всего адаптационного периода и несет ответственность за выполнение мероприятий, прописанных в Плане. Наставником назначается либо непосредственный руководитель будущего специалиста, либо старший менеджер.

Профессиональная адаптация

На втором этапе выполняется намеченный для новичка план мероприятий, ответственные лица проставляют отметки в Плане работы сотрудника на время адаптации. Профессиональная адаптация сотрудника выражается в овладении им специальностью, профессиональными навыками. По завершении выполнения всех мероприятий и истечении срока адаптационного периода наставник представляет в службу персонала "Отзыв" (см. приложение 2) для рассмотрения вопроса о проведении экзамена и досрочном завершении испытательного срока (период адаптации меньше испытательного срока примерно на 3-4 недели). В случае получения неудовлетворительного результата на экзамене или неготовности нового сотрудника для сдачи экзамена ему предоставляется шанс восполнить отсутствующие знания. Наставник сдает "Отзыв" в службу персонала в указанный срок и в графе "Рекомендации" отмечает уровень готовности молодого специалиста.

Подведение итогов адаптации

До проведения экзамена служба персонала рассматривает "Отзыв", проводит беседу с наставником и новым сотрудником, чтобы принять одно из решений:

• о возможности проведения экзамена и о снятии испытательного срока;
• о дальнейшей профессиональной подготовке;
• о несоответствии работника ввиду неудовлетворительного завершения периода адаптации.

При вынесении решения о проведении экзамена служба персонала формирует экзаменационную комиссию, в которую обычно входят:

• наставник;
• начальник отдела, в котором стажируется новый сотрудник;
• руководитель или специалист службы персонала;
• руководитель предприятия.

Помимо списка комиссии служба персонала совместно с начальником отдела или наставником готовит предполагаемый перечень вопросов. За три дня до намеченной даты проведения экзамена нового сотрудника знакомят с профессиональными требованиями к его знаниям. Например, для сотрудников продающих подразделений экзаменационные вопросы традиционно содержат такие темы, как знание страхового продукта, документооборота, умение работать с клиентом (в этом случае может быть разыграна соответствующая сцена). По завершении экзамена решение комиссии вносится в бланк "Заключение по результатам оценки профессиональных знаний" (см. приложение 3). В случае неудовлетворительного результата экзамена или при отрицательном "Отзыве" наставника новому сотруднику предлагают увольнение по собственному желанию или как не выдержавшему испытательный срок. При успешном же результате новый сотрудник утверждается в должности и его испытательный срок считается пройденным. Служба персонала предоставляет копию "Заключения" в бухгалтерию для изменения оплаты труда. Все полученные материалы передаются в службу персонала для формирования личного дела нового сотрудника.

Материальное стимулирование наставников

Можно использовать две схемы материального вознаграждения.

В случае, когда вакансия образовалась вследствие ухода сотрудника, а выполнение объема работы или деятельность подразделения не могут быть сокращены, наставнику производится доплата в размере от 15 до 30 % от оклада вакантной должности (в зависимости от нагрузки).

Если вакансия образовалась при расширении отдела, появлении новых должностей или профессий и объем работы наставника не увеличивается во время обучения, производится доплата в размере от 5 до 15 % от оклада наставника.

Система мероприятий по введению новых сотрудников в должность, поощрение наставничества и ознакомление всего кадрового состава с материалами идеологического содержания - это неотъемлемая часть технологии адаптации, отражение корпоративной культуры предприятия.

Приложение 1

План работы сотрудника на время адаптации

На период с ___________________ по _________________

Ф. И. О. ______________________________________________________________________________

Отдел _______________________________________________________________________________

Должность ___________________________________________________________________________

Дата начала работы ___________________________________________________________________

Дата окончания испытательного срока ___________________________________________________

Ф. И. О. наставника ____________________________________________________________________

Должность наставника _________________________________________________________________

С планом работы ознакомлены:

Работник ___________________________ "___"________________ 200_г.

Наставник __________________________ "___"________________ 200_г.

Начальник отдела ____________________ "___"_______________ 200_г.

Приложение 2

Отзыв

(заполняется наставником по истечении срока наставничества и рассматривается при завершении испытательного срока)

Внимание!

Содержание отзыва является конфиденциальным

Ф. И. О. нового сотрудника ______________________________________________________________

Отдел _______________________________________________________________________________

Должность ___________________________________________________________________________

Дата приема на работу ____________________

Дата заполнения отзыва____________________

Ф.И.О. наставника______________________________________________________________________

Уважаемый наставник, оцените степень выраженности личностных и деловых качеств работника, напротив выбранной графы поставьте значок "+".

Оцените степень готовности работника к самостоятельному выполнению возложенных на него функций и обязанностей:

- полностью готов;

- недостаточная подготовка;

- не готов.

Рекомендации ________________________________________________________________________

Необходимость дополнительного обучения, повышения квалификации (указать какое) ________

Наставник: ________________________"___"__________________ 200__г.

Приложение 3

Заключение по результатам оценки профессиональных знаний

"___"___________ 200__г.

Ф. И. О. сотрудника ____________________________________________________________________

Отдел _______________________________________________________________________________

Утверждение в должности______________________________________________________________

Оцените уровень соответствия профессиональных знаний, приобретенных за время испытательного срока, требованиям занимаемой должности. Решение выносится коллегиально. Отметьте соответствующую вашему мнению позицию:

- уровень профессиональных знаний превосходит требования к должности;

- уровень профессиональных знаний полностью соответствует требованиям должности;

- уровень профессиональных знаний в основном соответствует требованиям должности;

- уровень профессиональных знаний недостаточно соответствует требованиям должности;

- уровень профессиональных знаний не соответствует требованиям должности.

Состав экзаменационной комиссии______________________________________________________

Должность Ф. И. О.

Подпись______________________________________________________________________________

Должность Ф. И. О.

Подпись______________________________________________________________________________