25
Пн, нояб

Деловые путешествия: как создавать программу по управлению безопасностью сотрудников во время командировок

В феврале этого года нидерландская компания Advito опубликовала результаты своего исследования, которое проводилось среди 510 трэвел менеджеров, работающих в различных странах мира. В ходе исследования  трэвел менеджеров попросили выделить основные приоритеты для компаний во время организации деловых поездок. Согласно результатам опроса, 89% трэвел менеджеров отметили вопрос безопасности деловых поездок как самый приоритетный вопрос для компании. Далее следовали вопросы оптимизации и контроля над расходами (83%  респондентов), стандартов и  эффективности деловых поездок (61%) и удовлетворенность деловых туристов (58%).

Во время исследования также были выявлены три основные угрозы, стоящие перед компаниями в вопросах  безопасности деловых поездок. Оказалось, что основная  проблема/угроза - это отсутствие четкой ответственности за риски/безопасность деловых поездок в компаниях. Вторая проблема/угроза  - это поддержка топ-менеджмента, и, наконец,  третья категория проблем - соблюдение сотрудниками трэвел политики и вопросов безопасности.

Как наглядно показывают результаты исследования,  вопрос безопасности сотрудников во время деловых путешествий - это приоритет № 1 во время деловых поездок и это, в принципе, понятно, так как люди - это основной актив компаний во всем мире.

В Казахстане, за последние годы, вопрос безопасности сотрудников тоже медленно, но верно становится темой для размышления в компаниях. Несмотря на то, что вопрос оптимизации расходов на деловые путешествия в нашей стране является более приоритетным, чем безопасность сотрудников, особенно из-за сокращения бюджетов в 2014-2015-ом году,  за последний год  доля компаний, уделяющих должное внимание вопросам безопасности, все равно увеличилась. Согласно данным «Abacus Central Asia», на данный момент около 8-10 % казахстанских компаний задумываются о  безопасности, в том числе пытаются предупредить своих сотрудников о возможных угрозах во время бизнес поездок. Понятно, что в этом вопросе наиболее активные - это иностранные компании, но число местных компаний, интересующихся стратегическими вопросами управления деловыми поездками, тоже растет.

Однако как во всем мире, так и в Казахстане,  проблемы  с  обеспечением безопасности сотрудников во время деловых поездок  заключаются в непонимании как организовать процесс управления безопасностью деловых путешественников.

Дело в том, что во всем мире уже на законодательном уровне на компании наложена такая обязанность как  duty  to inform, т.е. обязанность информировать сотрудника о возможных рисках и угрозах (ураган, эпидемия, война…), а также об обязательствах, профилактических мерах и запретах.   А  само понятие duty to inform является частью более широкого термина в HR терминологии duty of care, означающего обязанность компании заботиться о сотрудниках, создавать благоприятные условия работы, в том числе во время бизнес-поездок.  Иными словами, во всем мире четко понимают вопросы необходимости информирования и заботы о сотрудниках во время деловых путешествий, но не все компании  знают, как подойти к этому вопросу. 

Согласно результатам того же исследования Advito, у большинства компаний существует неопределенность, и они  не знают как должен выглядеть комплекс мер по обеспечению безопасности и управлению рисками во время деловых путешествий. Кроме того, компании сталкиваются с такой проблемой, что даже при наличии подобной  программы  у сотрудников отсутствует вовлеченность и интерес  к реализации обозначенных мер.  Сотрудники зачастую принимают за формальность программы по обеспечению безопасности/управлению рисками во время деловых путешествий. Кроме того, сотрудники порой отказываются  делиться информацией, которая может стать основой для риска во время делового путешествия. И даже  те компании, у которых есть программы по управлению безопасностью/рисками во время деловых путешествий, сталкиваются с такой проблемой, что сотрудников сложно отслеживать во время деловых поездок и оценивать их уязвимость рискам.

Так было раньше, но рынок инноваций не стоит на месте, да и в Казахстане уже есть программа, позволяющая отследить местонахождение своего сотрудника, а самое главное вовремя его предупредить о возможной опасности. Abacus TripAlert – это абонентская система информирования по электронной почте, которая предупреждает о возможных негативных ситуациях в пунктах назначения сотрудников до или во время поездки. Abacus TripAlert обеспечивает  своевременной и актуальной информацией о событиях по всему миру. Система определения уровня опасности поможет сотрудникам принимать обоснованные решения во время их поездки. Данная программа получает информацию от более чем 600 средств массовой информации и государственных учреждений, в том числе Национального Управления океанических и атмосферных исследований США. Новости охватывают различные категории опасностей: национальные бедствия и экстремальные погодные условия, терроризм и военные действия, опасности для здоровья человека, вспышки эпидемий, загрязнений окружающей среды, политические беспорядки, крупные дорожно-транспортные происшествия и пр.

Для эффективного обеспечения безопасности  сотрудников во время деловых путешествий все специалисты единогласно заявляют о необходимости  создания эффективной и согласованной политики по управлению безопасностью/рисками во время деловых путешествий.

Специалисты рекомендуют создавать  подобную программу, следуя 7 шагам:

1. Организация  -  наделить обязанностью/полномочием соответствующих людей и департаменты для создания политики;

2. Информация - Собрать необходимые данные;

3. Анализ - Выделить основные категории рисков,  детально описать их;

 4. Планирование - разработать, запланировать комплексные меры, предотвращающие, снижающие риски;

5. Исполнение - выбрать и презентовать необходимые инструменты, процессы для воплощения программы.  В качестве таких мер могут быть как тренинг для сотрудников, так и использование специальных онлайн-инструментов для отслеживания поездки сотрудника;

6. Внедрение - проинформировать всех сотрудников о программе, объяснить им цели, задачи, инструменты;

7. Аудит - регулярно проводить аудит программы, анализировать в каких моментах она хорошо выполняла свои функции, а в каких случаях были проблемы.

Создание  и выполнение такой программы, конечно, окажется финансово затратной для компании, и потребует определенных действий, но в последствии она обеспечит безопасность основного актива компании - людей. 

Более подробно о проблемах безопасности, качества и экономии в деловых путешествиях будет рассказано на конференции Abacus Корпоративные Путешествия 2015, которая пройдет в ноябре 2015 года, в Алматы.

Аналитический департамент компании Abacus Central Asia

Об Abacus International

Abacus International находится в Сингапуре и является ведущей компанией в области туризма с более чем 20000 туристских агентств в 31 стране. Abacus c 27-летним опытом, пропитанный духом лучшей мировой практики и местных знаний в единении с глобальным и местным партнерством, обеспечивает доступ к туристической информации и бронированию во всем мире.

Abacus International принадлежит Sabre. Sabre - глобальный лидер в системах электронного бронирования и предоставления решений для организации путешествий и услуг, связанных с ним.

Более подробную информацию о Abacus можно найти на www.abacus.kz  www.abacus.com.sg.