29
Пт, март

Оптимизация расходов компании на командировки

Ведение практически любого среднего, а особенно крупного бизнеса требует большого количества деловых поездок. К сожалению, отечественные компании далеко не всегда обращают внимание на возможности эффективной оптимизации расходов, связанных с поездками своих сотрудников. Средства нередко расходуются бесконтрольно, а поездки не рационально организованны. Поэтому деньги, затраченные на командировки, порой значительно превышают реальную потребность.

Так как же правильно оптимизировать расходы? Сегодня, в условиях не простой экономической ситуации, этот вопрос особенно актуален. 

Sabre Travel Network Central Asia рекомендует следующее:

1. Тревел-политика.

К сожалению, далеко не все отечественные компании имеют её на вооружении. Согласно исследованию, проведенному Sabre Travel Network Central Asia в 2014 году, только у 35% казахстанских компаний существует жёсткая политика бизнес поездок, контролирующая и оптимизирующая расходы на командировки. «Прежде всего, чёткую тревел политику имеют крупные компании, как правило – иностранные, которые эту тревел культуру принесли сюда», - говорит Павел Спицын, Генеральный Директор Sabre Travel Network Central Asia

Тревел политика - это документ, который должен содержать ответы на все вопросы, касающиеся бизнес поездок. Цель тревел политики – контролировать и оптимизировать расходы компании на командировки, систематизировать и упростить для сотрудников процесс подготовки и организации поездки. В тревел политике прописаны такие моменты как: процедуры бронирования, оплаты гостиничных номеров, билетов, подачи заявок на визы, правила аренды авто, критерии выбора рейсов, класса обслуживания и многое другое.

Правильно составленная тревел политика и строгое ее исполнение позволяют значительно снизить расходы компании. В среднем, если брать период до её использования и период после ее применения, экономия может составлять 15-20% или даже 30%. За год компания может сэкономить не один миллион тенге.

Нужно помнить о том, что тревел- политика - это «живой» документ, он должен меняться с развитием компании. В первую очередь, это связано с изменениями в структуре компании. Например, открывая/закрывая филиалы в Казахстане, компании увеличивают частоту поездок на отдельно взятых направлениях или уменьшают на других. Кроме того, меняются авиакомпании, гостиницы и т.д. Экономические потрясения, кризисы также вносят изменения в трэвел-политику (некоторые компании отказались от перелетов в бизнес-классе, проживании в люксовых отелях и пр.). Нынешний экономический кризис, связанный с обрушением цен на сырьевые товары, экспортируемые Казахстаном, однозначно должен стать причиной изменения тревел политик отечественных компаний.

2. Специальные корпоративные условия.

Одними из основных решений по оптимизации тревел бюджета являются специальные корпоративные тарифы авиакомпаний и отелей, оговоренные в рамках соглашений между клиентами и поставщиками услуг. В западных странах многие авиакомпании и отели используют такую форму работы с постоянными корпоративными клиентами. В этом случае тревел политика компании настоятельно рекомендует пользоваться услугами компаний, с которыми имеются выгодные условия сотрудничества.

Естественно, для того, чтобы получить эти выгодные условия необходимо выбрать тех или иных поставщиков услуг (отели, авиакомпании). От правильного выбора зависят бюджет, репутация компании, экономия времени, комфорт и безопасность деловых туристов. Например, если работники компании регулярно путешествуют в одни и те же населенные пункты и останавливаются в одних и тех же отелях, то есть смысл договориться с этими отелями о специальных условиях.

3. Механизмы контроля тревел-политики.

Без современных механизмов контроля политики деловых поездок, учета и анализа средств, выдаваемых на организацию командировок, желание сэкономить может превратиться в сложно-выполнимую задачу.

Для решения этой задачи, во-первых необходимо подробно изучить ежемесячные расходы на деловые поездки, чтобы составить четкую политику расходования средств. Далее, следует максимально автоматизировать документооборот, как внутри организации, так и при работе с внешними поставщиками услуг. Переход на электронный документооборот сэкономит огромное количество времени и позволит принимать решение более эффективно, а также сделать внутреннюю финансовую аналитику более прозрачной за счет структуризации всех данных в рамках единой базы данных. При оптимизации системы документооборота в сфере деловых поездок компания избавляется от необходимости подписывать вручную документы на каждую командировку и ежемесячно получает своевременный отчет по всем проведенным транзакциям. Впоследствии эти данные можно интегрировать в используемую компанией систему аналитики и не тратить дополнительное время сотрудников на составление отчетности вручную. Централизованный сбор информации по затратам на командировки за прошедший период деятельности компании и информация о соблюдении тревел политики дает возможность детально проанализировать, каким образом следует распределить средства для более эффективного их использования.

4. Автоматизированное решение для онлайн бронирования.

Автоматизированное решение для онлайн бронирования (corporate booking tool), позволяет контролировать соблюдение тревел политики, автоматизировать и ускорить процессы утверждения командировок внутри компании. Первым решением подобного класса в Казахстане является TripPlan. Используя подобное решение, сотрудник компании сможет, потратив пару минут, оформить свою бизнес поездку самостоятельно, отправлять онлайн запросы на утверждение поездок, узнать расписание рейсов, проследить за статусом подтверждения и забронировать поездку в режиме реального времени и др. Для тревел координатора компании это отличный инструмент мониторинга и анализа затрат на командировки, получения данных в режиме реального времени и быстрого реагирования на изменения потребностей компании.

Согласно результатам исследований британской компании YouGov, одного из мировых лидеров в области управления затратами на деловые поездки, автоматизация управления расходами компании позволяет сократить свои издержки на 50%, одновременно повысив соблюдение тревел политики на 30-50%.

5. Корпоративная карта

Корпоративная карта – банковская карта, привязанная к счету юридического лица. Предназначена она для оплаты накладных, представительских, транспортных и командировочных расходов, для получения наличных денежных средств и др. И если в западных странах корпоративными картами пользуется большинство компаний, то в Казахстане по оценкам экспертов их используют лишь 10-15% предприятий МСБ.

Корпоративная карта — это, в первую очередь, инструмент для оптимизации бизнес-процессов и расходов самой компании. Компания может существенно облегчить себе жизнь, интегрировав технологию передачи данных о транзакциях платежной системы с платформой по управлению расходами, которую использует. Все данные об операциях могут поступать туда напрямую в автоматическом режиме и в дальнейшем анализироваться для выявления расходов, не соответствующих тревел-политике. Преимущества такой интеграции для компании — оперативность, экономия и контроль. По оценкам специалистов более 60% компаний в мире интегрировали корпоративные карты в свои системы управления расходами.

6. Выбор надежного турагентства-партнера

Выбор надежного турагентства-партнера играет одну из ключевых ролей в процессе оптимизации тревел бюджета и контроля расходов над ним. Для того, чтобы сделать по-настоящему правильный выбор, лучшим решением является проведение открытого конкурса/тендера, по итогам которого заключается договор с участником, предложившим наилучшие условия и подавшим предложение, соответствующее требованиям заказчика.

Соблюдение мер по оптимизации расходов на деловые путешествия должно стать неотъемлемой частью бизнес стратегии. Важно, что одним из путей к повышению эффективности управления расходами является создание корпоративной культуры с четко определенными ценностями. Большую роль играет уровень стремления каждого отдельного сотрудника поддерживать политику компании относительно оптимизации расходов. На практике результативным инструментом часто оказывается система поощрений для сотрудников, соблюдающих меры по оптимизации расходов.

 

О Sabre

SabreCorporation (NASDAQ: SABR) – ведущий поставщик технологий для мировой индустрии туризма и путешествий. Сотни авиакомпаний и тысячи отелей используют программное обеспечение, базы данных, мобильные технологии и решения по дистрибуции Sabre, которые помогают им реализовать ключевые функции бизнеса, такие как бронирование авиаперелетов и проживания в отеле, управление доходами, управление расписанием полетов, развитием сети и ресурсами экипажей. Sabre также управляет лидирующей торговой площадкой индустрии путешествий, связывающей покупателей туристских услуг и поставщиков, с суммарным оборотом более чем 120 млрд. долл. США в год. Штаб-квартира компании находится в городе Саутлейк (Техас, США). Sabre обслуживает клиентов в более чем 160 странах по всему миру. Подробнее о Sabreсмотрите на сайте www.sabre.com