В феврале этого года нидерландская компания Advito опубликовала результаты своего исследования, которое проводилось среди 510 трэвел менеджеров, работающих в различных странах мира. В ходе исследования трэвел менеджеров попросили выделить основные приоритеты для компаний во время организации деловых поездок. Согласно результатам опроса, 89% трэвел менеджеров отметили вопрос безопасности деловых поездок как самый приоритетный вопрос для компании. Далее следовали вопросы оптимизации и контроля над расходами (83% респондентов), стандартов и эффективности деловых поездок (61%) и удовлетворенность деловых туристов (58%).
Во время исследования также были выявлены три основные угрозы, стоящие перед компаниями в вопросах безопасности деловых поездок. Оказалось, что основная проблема/угроза - это отсутствие четкой ответственности за риски/безопасность деловых поездок в компаниях. Вторая проблема/угроза - это поддержка топ-менеджмента, и, наконец, третья категория проблем - соблюдение сотрудниками трэвел политики и вопросов безопасности.
Как наглядно показывают результаты исследования, вопрос безопасности сотрудников во время деловых путешествий - это приоритет № 1 во время деловых поездок и это, в принципе, понятно, так как люди - это основной актив компаний во всем мире.
В Казахстане, за последние годы, вопрос безопасности сотрудников тоже медленно, но верно становится темой для размышления в компаниях. Несмотря на то, что вопрос оптимизации расходов на деловые путешествия в нашей стране является более приоритетным, чем безопасность сотрудников, особенно из-за сокращения бюджетов в 2014-2015-ом году, за последний год доля компаний, уделяющих должное внимание вопросам безопасности, все равно увеличилась. Согласно данным «Abacus Central Asia», на данный момент около 8-10 % казахстанских компаний задумываются о безопасности, в том числе пытаются предупредить своих сотрудников о возможных угрозах во время бизнес поездок. Понятно, что в этом вопросе наиболее активные - это иностранные компании, но число местных компаний, интересующихся стратегическими вопросами управления деловыми поездками, тоже растет.
Однако как во всем мире, так и в Казахстане, проблемы с обеспечением безопасности сотрудников во время деловых поездок заключаются в непонимании как организовать процесс управления безопасностью деловых путешественников.
Дело в том, что во всем мире уже на законодательном уровне на компании наложена такая обязанность как duty to inform, т.е. обязанность информировать сотрудника о возможных рисках и угрозах (ураган, эпидемия, война…), а также об обязательствах, профилактических мерах и запретах. А само понятие duty to inform является частью более широкого термина в HR терминологии duty of care, означающего обязанность компании заботиться о сотрудниках, создавать благоприятные условия работы, в том числе во время бизнес-поездок. Иными словами, во всем мире четко понимают вопросы необходимости информирования и заботы о сотрудниках во время деловых путешествий, но не все компании знают, как подойти к этому вопросу.
Согласно результатам того же исследования Advito, у большинства компаний существует неопределенность, и они не знают как должен выглядеть комплекс мер по обеспечению безопасности и управлению рисками во время деловых путешествий. Кроме того, компании сталкиваются с такой проблемой, что даже при наличии подобной программы у сотрудников отсутствует вовлеченность и интерес к реализации обозначенных мер. Сотрудники зачастую принимают за формальность программы по обеспечению безопасности/управлению рисками во время деловых путешествий. Кроме того, сотрудники порой отказываются делиться информацией, которая может стать основой для риска во время делового путешествия. И даже те компании, у которых есть программы по управлению безопасностью/рисками во время деловых путешествий, сталкиваются с такой проблемой, что сотрудников сложно отслеживать во время деловых поездок и оценивать их уязвимость рискам.
Так было раньше, но рынок инноваций не стоит на месте, да и в Казахстане уже есть программа, позволяющая отследить местонахождение своего сотрудника, а самое главное вовремя его предупредить о возможной опасности. Abacus TripAlert – это абонентская система информирования по электронной почте, которая предупреждает о возможных негативных ситуациях в пунктах назначения сотрудников до или во время поездки. Abacus TripAlert обеспечивает своевременной и актуальной информацией о событиях по всему миру. Система определения уровня опасности поможет сотрудникам принимать обоснованные решения во время их поездки. Данная программа получает информацию от более чем 600 средств массовой информации и государственных учреждений, в том числе Национального Управления океанических и атмосферных исследований США. Новости охватывают различные категории опасностей: национальные бедствия и экстремальные погодные условия, терроризм и военные действия, опасности для здоровья человека, вспышки эпидемий, загрязнений окружающей среды, политические беспорядки, крупные дорожно-транспортные происшествия и пр.
Для эффективного обеспечения безопасности сотрудников во время деловых путешествий все специалисты единогласно заявляют о необходимости создания эффективной и согласованной политики по управлению безопасностью/рисками во время деловых путешествий.
Специалисты рекомендуют создавать подобную программу, следуя 7 шагам:
1. Организация - наделить обязанностью/полномочием соответствующих людей и департаменты для создания политики;
2. Информация - Собрать необходимые данные;
3. Анализ - Выделить основные категории рисков, детально описать их;
4. Планирование - разработать, запланировать комплексные меры, предотвращающие, снижающие риски;
5. Исполнение - выбрать и презентовать необходимые инструменты, процессы для воплощения программы. В качестве таких мер могут быть как тренинг для сотрудников, так и использование специальных онлайн-инструментов для отслеживания поездки сотрудника;
6. Внедрение - проинформировать всех сотрудников о программе, объяснить им цели, задачи, инструменты;
7. Аудит - регулярно проводить аудит программы, анализировать в каких моментах она хорошо выполняла свои функции, а в каких случаях были проблемы.
Создание и выполнение такой программы, конечно, окажется финансово затратной для компании, и потребует определенных действий, но в последствии она обеспечит безопасность основного актива компании - людей.
Более подробно о проблемах безопасности, качества и экономии в деловых путешествиях будет рассказано на конференции Abacus Корпоративные Путешествия 2015, которая пройдет в ноябре 2015 года, в Алматы.
Аналитический департамент компании Abacus Central Asia
Об Abacus International
Abacus International находится в Сингапуре и является ведущей компанией в области туризма с более чем 20000 туристских агентств в 31 стране. Abacus c 27-летним опытом, пропитанный духом лучшей мировой практики и местных знаний в единении с глобальным и местным партнерством, обеспечивает доступ к туристической информации и бронированию во всем мире.
Abacus International принадлежит Sabre. Sabre - глобальный лидер в системах электронного бронирования и предоставления решений для организации путешествий и услуг, связанных с ним.
Более подробную информацию о Abacus можно найти на www.abacus.kz www.abacus.com.sg.